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Para descargar un poco el cerebro de muchos pensamientos..!

Sistema para el Control de Tramites Administrativos y Académicos de una Escuela (Proyecto de Grado UBV)

Lo que a continuación Uds, mis queridos lectores podrán leer, es el trabajo realizado desde el año 2015 en el que entré a la Universidad Bolivariana de Venezuela para graduarme como Licenciado en Informática para la Gestión Social.

Quise, desde mucho antes de pensar en estudiar en una universidad, crear un software que ayudara de alguna manera a los docentes de una escuela a realizar sus procesos académicos cotidianos. Desde que tuve razón de ser y hasta casi el bachillerato, pude ver como mi madre pasaba horas y horas escribiendo, calculando, buscando los nombres de sus estudiantes, en fin, haciendo todas esas actividades que una maestra debe hacer para cumplir con su trabajo y con el ministerio de educación, obligandola a acostarse tarde y levantarse temprano, lo que para mi fue la causa que la llevo a enfermarse cronicamente, hasta el punto de tener que retirarse con 22 años de servicio del ministerio con una enfermedad crónica que la llevó al otro plano luego de sufrir un ACV.

Mi motivación estaba allí, pero quería hacerlo bien y la mejor manera era a través de la educación, la preparación a este nivel y por supuesto quitarme el miedo al fracaso debido al largo tiempo que me iba a llevar hacer un programa de esa magnitud.

No lo puedo dejar de decir, gracias a la revolución y a la misteriosa forma en la que actúa mi Dios, se me presentó por fin la oportunidad de estudiar nuevamente y enfocarme en lo que deseaba hacer. Fue así como me dediqué, usando lo aprendido en la universidad ademas de mi autodidacta forma de aprender y trabajar,  a crear este software con el mayor empeño de moldearlo con estrictas reglas de calidad y finalmente ayudar, verdaderamente, a que los docentes vivan una vida mas normal, que no implique llevarse todo el trabajo a casa donde no pueden compartir con su familia por falta de tiempo.

A continuación, un extracto del tomo presentado de este proyecto ante el Jurado de Evaluación de Proyectos del PFG Informática para la Gestión Social de la Universidad Bolivariana de Venezuela el 07 de Junio de 2017, donde se presenta la justificación y los objetivos que persigue este software:

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La importancia que tiene este proyecto está enmarcada en el aprovechamiento de las plataformas tecnológicas instaladas actualmente en las escuelas, así como también, en las ventajas que el personal directivo, administrativo y docentes tendrán al poder manejar los datos generados por las actividades académicas y administrativas de los estudiantes en el periodo escolar de una forma sencilla, expedita, segura y desde cualquier lugar de Venezuela donde puedan conectarse de forma segura a la red privada de la escuela.
Es una nueva forma de trabajar para el docente quien con el uso de este producto software tendrá a la mano toda la información en tiempo real de los estudiantes a los que les imparte clases. El docente podrá ver sin contratiempos el avance y alcance que en el ámbito educacional presenta cada uno de sus estudiantes. Un “perfil educativo” en el que se analizan los aspectos que evalúa el currículo escolar, permitiendo de esta manera ponderar cuáles son las fortalezas y debilidades en lo educativo que posee el estudiante y donde finalmente se podrá conocer en que aspecto es necesario reforzar o mantener la enseñanza, la asesoría y la capacitación del estudiante para ayudarlo a alcanzar su excelencia educativa.
También su uso se convierte en un gran soporte y plataforma de trabajo diario para el personal directivo y de apoyo en el área administrativa de la escuela pues en pocos clics podrán crear constancias, certificados, boletines, hacer seguimientos estadísticos, generar reportes impresos del grupo de padres y representantes por sección, estadísticas de estudiantes por etnias, sexo o edad podrán saber exactamente cuántos docentes están impartiendo clases y en qué grado / año y sección exactamente, todo esto en tiempo real.
El Ministerio del Poder Popular para la Educación también se beneficiará con el uso de este producto software. La obtención de toda esta información en tiempo real luego de concretar la plataforma comunicacional necesaria, entendiendo que estos datos son creados y generados en la escuela y pueden ser recolectados sin contratiempo, sin intermediarios más que el software, y sus administradores. Esto minimizaría el tiempo de respuesta que necesita el ministerio para conocer lo que respecta al nivel educativo del estudiantado participe de la educación en la nación.
El uso de técnicas de programación de última generación así como también la implementación de librerías y frameworks altamente eficientes y desarrollados en software libre es lo que enrumba a este proyecto en el camino de la innovación. Ya no se siguen los antiguos paradigmas de programación que, aunque buenos, no se adaptan a las nuevas exigencias y al uso de nuevas tecnologías de telecomunicación en una época en la que el uso de internet ha rebasado barreras de comunicación que hace menos de 20 años se creían imposibles. Las ventajas del uso de internet por parte de este producto software son incalculables cuando al permitir conectar servidores de información en equidistantes puntos del planeta como si estuviesen uno al lado del otro, se pueden obtener datos actuales y de calidad en un ambiente de confianza y probidad en el proceso.
La inversión hecha por el estado en plataformas computacionales y redes estructuradas se seguiría desperdiciando al tiempo que dichos equipos seguirían subutilizandose o cayendo en estados de descontinuación por pasar tanto tiempo en desuso si no se aprovecha la oportunidad de implementar y usar este producto software en todas las escuelas públicas del país. De esta manera y a medida que se mejora el producto, se alcanzaría la tan anhelada estandarización de procedimientos y regularización de procesos que pondrán punto final a la cobertura de las necesidades de organización administrativa y académica interna que hoy por hoy existe dentro de las escuelas. Es de suponer que, de no usar este producto software continuaría aletargándose el proceso de sistematización necesario en las escuelas.
Como en todo desarrollo de este nivel y con este alcance, se hace necesario mencionar los riesgos que existen al usar este producto software. Es sabido que el uso de internet para el intercambio de datos sensibles puede provocar que estos sean empleados con fines terroristas, para discriminar o afectar la privacidad del individuo; esto obliga a los administradores de sistemas a circundar al software dentro del más alto nivel de protección y seguridad a través del uso de redes privadas virtuales que cumplan con rigurosos métodos de autenticación.
A nivel de la escuela, el riesgo se encuentra en la capacidad que tengan los operadores del producto software para realizar cambios en las calificaciones del estudiante (cambiarlos de reprobado a aprobado modificando las calificaciones) o en la cantidad de beneficios tecnológicos o académicos que ha obtenido de parte del estado y que son registrados en el sistema. El producto software está blindado para que esto no suceda fuera del lapso en el que se estaría trabajando en ese preciso momento pero, al final, todo queda a la completa discreción de la directiva y el consejo de profesores que se conforma al final del periodo escolar. Por otra parte, la manipulación que pueda existir por parte de la directiva en cuanto al número de estudiantes inscritos; cantidad que utiliza el estado para planificar la logística de los beneficios que se entregan en las escuelas a los estudiantes. Todos estos riesgos podrían influir en la toma de decisión de hacer uso del producto software en las escuelas.
Un riesgo importante que debe tomarse en cuenta es la posibilidad que existe de no poder instalar este producto software en todas las escuelas debido primero, a la falta de equipos de cómputo en cada una de ellas, y segundo, a que el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria de Ciencia y Tecnología a través de la Fundación Bolivariana de Tecnología e Información (FUNDABIT), quienes figuran como los encargados de los Centros Bolivarianos de Tecnología e Información (CBIT), no autorice el acceso y uso a los equipos servidores instalados en las escuelas.
Enfilando la mirada más allá de este escenario, el beneficio social que se puede alcanzar con el uso de este producto software habita entre la escuela y la comunidad. Por ejemplo, aquellos estudiantes que egresen de la escuela pueden confiar plenamente en que sus resúmenes escolares estarán siempre disponibles y mucho mejor respaldados por el Ministerio del Poder Popular para la Educación y que puede disponer de ellos simplemente solicitándoselos a la escuela. Los Padres y Representantes también puede tener acceso al desempeño escolar de su representado con solo ir a la escuela o usando un servicio de mensajería que genere la información inmediatamente después que el docente registre la calificación en el producto software.
En lo económico, el beneficio es incalculable debido a que el espíritu de este producto software está enmarcado en las cuatro leyes del software libre, lo que hace que el Estado no necesite invertir una gran cantidad de dinero para comprar licencias de uso. Incluso no es descabellado pensar que hasta se pueden crear empleos para jóvenes estudiantes que tengan la capacidad de mejorar el diseño o algún procedimiento y mantengan el ciclo de vida del software.
En lo técnico, el beneficio yace en esa posibilidad que tiene el producto software de darle a las y los desarrolladores la oportunidad de explorar nuevas tecnologías y nuevas técnicas de programación que son fáciles de aprender y que finalmente pueden captar y capacitar individuos, especializándolos para que con su conocimiento y su trabajo aumenten el nivel de calidad del procesamiento de la información registrada. Aumenta así también el nivel educativo y la calidad tecnológica de los y las venezolanas.

OBJETIVOS DEL PROYECTO.
Los objetivos de este proyecto se inspiran en el concepto básico de crear un servicio producido mediante la práctica virtuosa definida como tal en el libro “Tras la virtud” de Macintyre (1984) con el que se persigue mejorar la práctica para lograr la producción de bienes y servicios que generen y brinden el mayor bienestar posible a la sociedad a la cual estos van dirigidos.
OBJETIVO GENERAL
Sistematizar los procesos administrativos y académicos básicos en la Escuela Primaria Bolivariana “Luís Hómez II”.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Sistematizar el proceso de inscripción permitiendo registrar los datos médicos, socioeconómicos, étnicos, de sus padres y representantes, recepción de canaimita y la asignación del estudiante a un grado / año especifico.
• Creación de la cedula escolar de forma dinámica sin la intervención humana.
• Creación de Reportes de Estudiantes por grado / año y sección.
• Registro de Profesores, sus cargos y grado – sección asignada.
• Creación de Boletín de Notas/Apreciaciones para imprimir.
• Creación de Reporte Matricula Inicial y Matricula Final para imprimir.
• Creación de Periodos Escolares para enmarcar los procedimientos con los que cumple el producto software.
• Registro de Grados, Años, Secciones y Asignaturas o Materias.
• Módulo especial para el registro de actividades específicas del Profesor: Carga de notas, registro de asistencias, impresión de boletines, verificación de estudiantes asignados e impresión de ese reporte.
• Alcanzar la sistematización de la mayor cantidad de procesos posibles.
– OBJETIVOS TÉCNICOS
• Hacer uso de equipos de cómputo con gran capacidad ya instalados en las escuelas.
• Acercar más a la tecnología (empoderar) al personal docente, administrativo y directivo de la escuela.
• Establecer redes de área local estables que permitan la compartición de información inherente al periodo escolar.
• Integrar el área administrativa con las actividades escolares de los profesores.
• Hacer uso de redes privadas virtuales administradas por el Estado.
• Acercar a la escuela a la verdadera independencia tecnológica.
– OBJETIVOS SOCIALES
• Lograr que los representantes puedan inscribir a sus hijos de una forma rápida.
• Llevar un control de los documentos que falten por recibir por parte de los representantes.
• Que los representantes puedan recibir los boletines de notas inmediatamente después de terminar el lapso.
• Que la comunidad estudiantil pueda recibir beneficios a partir de su condición social o de su condición médica.
• Que la escuela reciba la atención necesaria en cuanto a infraestructura por parte del Ministerio del Poder Popular para la Educación debido a que se conoce en tiempo real la cantidad de estudiantes, profesores aulas y secciones que hay en cada periodo escolar.
• Cumplir con el Objetivo Nacional 1.5 del Plan de la Patria 2013 – 2019, específicamente el punto 1.5.2.4 que dice: “Desarrollar aplicaciones informáticas que atiendan necesidades sociales.”
• Aperturar nuevas fuente de empleo para la población estudiantil y la población desempleada que busca ejercer la carrera de informática.

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El Tomo completo esta aqui

 

Para la carga de notas y asistencias ademas de poder hacerlo desde el módulo administrativo, el sistema posee un “Módulo de Profesor” donde despues de una comprobación de seguridad, el docente puede entrar y ver especificamente el universo de estudiantes que maneja según las secciones (y años/grados) asignados. Dentro de este modulo también se pueden imprimir boletines de calificaciones y reportes especificos.

Aqui, algunas imagenes:

Pagina Inicial

Pagina Inicial de Registro de Estudiantes

Perfil del estudiante:

Pagina Principal de Docentes y Profesores

Pagina de Registro de Notas de Estudiantes de Educación Media General

Pagina de Inscripción de Estudiantes

Pagina de Registro de Materias Pendientes a Estudiantes

Procesando Estudiantes Reprobados:

Modulo de Reprobados / Reparacion

Carga de Notas de Evaluaciones en Reparación

Módulo de Reportes:

Configuracíon del Periodo Escolar:

Módulo de Configuración de los Datos de la Escuela (Configuración del Ente):

Módulo de Usuarios

Módulo de Ayuda:

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