elcuartodeangel

Para descargar un poco el cerebro de muchos pensamientos..!

Sistema para el control de Becas UBV – Zulia

Captura de pantalla de 2016-02-24 22:16:46

Me he entusiasmado con esto de la programación orientada a objetos y con el paradigma de desarrollo MVC y por eso me he dedicado lo mas que puedo a aprender sobre frameworks para desarrollo en ambiente web. En estas lides muchas veces no te consigues por casualidad una solo guía que te oriente de manera formal a adentrarte en este mundo de funciones controladoras de tareas, conexiones a bases de dato y vistas, solo con la ayuda de un poco de lectura y practica puedes encaminarte. Fue entonces cuando decidí a probar muchos códigos, a leer guías, preguntar, pedir opiniones y en fin, todo aquello que me diera una pista de como comenzar a trabajar orientado a objeto para lograr desarrollos con alto grado de calidad.

Y me conseguí con Codeigniter. Mas adelante les comentaré mi opinión al respecto. De antemano les diré que me ha parecido una maravilla y la curva de aprendizaje es corta. Pero hoy escribiré acerca de un proyecto en el que llevo algo mas de 3 meses en tiempo real pero que en horas de programación debo tener mas o menos 336 horas (2 semanas aprox).

Se trata de una aplicación o un sistema (como prefieran llamarlo) pequeño desarrollado por supuesto en ambiente web que permite llevar el control de los estudiantes que reciben becas en la universidad donde estoy estudiando actualmente. Aquí les transcribo el informe que presenté con la idea de lo que se quería hacer y poco a poco iré actualizando lo que he ido haciendo con imágenes y mas cosas interesantes:

 

Control de Becas Estudiantiles en el Servicio de Bienestar Estudiantil

Universidad Bolivariana de Venezuela Sede Zulia

Esta aplicación ha sido realizada con el fin de dar una solución efectiva al problema de control de información y del control en la asignación de becas a los estudiantes de todas las carreras y tramos de la UBV – Sede Zulia en donde mensualmente la Unidad de Bienestar Estudiantil dirigida por la Profesora Faridi Soto debe generar el listado actualizado de los estudiantes que disfrutan del beneficio de Beca Trabajo y Beca Ayudantía.

Este reporte contiene los datos necesarios para la carga y posterior pago de la nomina de becas que la UBV – Sede Principal genera mensualmente de todas las UBV de Venezuela. Por esta razón es que ésta información debe ser actualizada, revisada y corroborada periódicamente para que no contenga errores o discrepancias con la información que posee la Sede Principal.

En los actuales momentos, el proceso se apoya en el uso de hojas de calculo para mantener una base de datos de la que posteriormente se pueda sacar los respectivos reportes a enviar. En estas hojas de calculo se guardan los datos principales del estudiante al igual que la información referente al tipo de beca del cual es beneficiario.

De esta data también se extraen:

  1. Cantidad de Estudiantes por tipo de beca.

  2. Cantidad de Estudiantes con estatus “VACANTE”. Estos son aquellos estudiantes que no renovaron la beca en los lapsos de renovación estipulados por la Universidad así como también aquellos estudiantes a los que se les ha revocado el beneficio.

  3. Monto de las Nominas Mensuales.

  4. Datos para las Nominas Especiales para realizar pagos por concepto de retroactivo.

Para cada uno de los pasos anteriores se realizan procesos de forma manual, es decir, para generar al grupo de estudiantes que disfrutan del beneficio es necesario ubicarlos en una hoja de calculo aparte, sacando la información de las hojas de calculo donde se han guardado los datos anteriormente; esto con la finalidad de no confundir una información con otra, de obtener solo la información necesaria para generar los reportes y para crear datos que permitan llevar un histórico de los pagos.

Estos procesos manuales provocan retardo en la entrega de los reportes a la Sede Principal. En muchos casos esa información es solicitada para que sea entregada de forma inmediata complicando el proceso. La cantidad de hojas de calculo y documentos en físico que hay que revisar se aumentan a medida que los periodos pasan y la cantidad de estudiantes crece. Además, el control de las incorporaciones o desincorporaciones, que tiene que ver directamente con la cantidad máxima de beneficiarios que debe poseer cada beca, se complica al no tener una manera automática de establecer las cantidades sin que haya que ir a verificar los documentos.

La forma de agregar estudiantes en el periodo se hace en una hoja de calculo manualmente. En una hoja con un nombre descriptivo se inscribe al estudiante para que al momento de generar el reporte de nomina se copie de allí a la hoja de calculo a enviar. Aquí, la persona que realiza esta tarea solo cuenta con su memoria para saber cuantos estudiantes inscribió anteriormente y cuantos debe tener inscritos. Por los momentos no conoce a ciencia cierta si estos estudiantes están ya registrados en otra hoja de calculo, si ya disfrutan de otro beneficio (otra beca) o si les falta alguna información importante como por ejemplo: PFG, Trayecto y Tramo inscrito o materias inscritas. Esta es una manera que dificulta llevar un histórico de cuales estudiante se han reincorporado o desincorporado y en que fecha se realizó este proceso.

Otro problema que encontramos en estos trabajos manuales es que en la transcripción se cometen errores. En muchos casos la información que depende del numero de cédula de estudiante aparece duplicada porque se escribió mal un numero, es decir, el mismo estudiante aparece 2 veces en las hojas de calculo pero con un numero de cédula que es diferente por uno o dos números. No hay una manera sencilla de comprobar esto. Hay que acceder a varias hojas de calculo a menos que de alguna manera se conozca al estudiante tan bien que se recuerde su nombre y se recuerde en que momento se registró anteriormente.

Todos los datos están relacionados y por eso es necesario verificar y corroborar que el estudiante esté registrado en el mismo PFG o si se cambio de carrera; si pasó un tiempo retirado de la universidad y se le está reincorporando a un nuevo beneficio. También es necesario verificar que si el estudiante ha sido reconsiderado para optar de nuevo por el beneficio porque cumplió con su proceso de orientación o algún otro requisito solicitado por la Unidad de Bienestar Estudiantil y sus coordinadores. Algunos de estos datos se llevan en hojas de calculo pero como se guardan en varias hojas se hace difícil su consecución. Todo se apoya nuevamente en la memoria del encargado para verificar si actualizó, si esta apto para reconsiderar o si, de plano, se desincorporará.

Ese proceso de desincorporación también es complicado de concretar. Es necesario verificar antes que termine el periodo y luego de enviar la ultima nomina del año. El proceso es el resultado que se genera de haber recibido todos los documentos que avalan una “Actualización de Beca” comparado con aquel registro de estudiantes que venían disfrutando del beneficio. El numero restante de esta operación es el numero de estudiantes que debe ser considerado para desincorporar. El problema está en saber donde están los datos de esos estudiantes para indicar que efectivamente serán desincorporados y poder tomar en cuenta esa información para no incorporarlos por error luego.

El Problema Focal que debemos atacar entonces es el control de la información referente a las becas y toda aquella información relacionada con esto, que es sensible a perdida o duplicación en los actuales momentos.

Es así que llegamos a la conclusión de desarrollar una aplicación que permita principalmente mantener un registro de los estudiantes que reciben y han recibido el beneficio, cualquiera que sea este. Una aplicación que permita crear registros de cada nomina que se envía a la sede principal con los datos corroborados y verificados, sin duplicar y en el formato que la sede lo solicite para poder consultarlos en cualquier otro momento. Una aplicación que haga el trabajo mas fácil, que sea usable y que permita acceder a los datos también de forma remota para que el uso de estos pueda servir para otras labores de la misma Unidad de Bienestar Estudiantil.

La Aplicación Que es? Que hace?

Esta aplicación esta diseñada con la filosofía que usan los sistemas de recursos humanos y pagos de nomina existentes en el mercado pero enfocado en un tratamiento especial de la información según los requerimientos de la unidad de bienestar estudiantil. Principalmente guarda todos los datos inherentes al estudiante en una base de datos que acepta transacciones en el caso de necesitar posteriormente que el numero de usuarios y estudiantes se incremente tanto que necesite un servidor con mayores prestaciones.

Luego de obtener y guardar, los datos serán usados para crear bases de datos según el tipo de beca al que será inscrito el estudiante, es decir, se tomaran los datos principales como cédula o numero de identificación para crear registros relacionados al tipo de beca que el estudiante posee.

Teniendo claro cual es el tipo de beca del cual el estudiante es beneficiario y habiendo obtenido de él los documentos necesarios para optar por la beca mas la aprobación de la misma, se procede a crear un grupo de registros que llamaremos Pre-Nomina. Este proceso se podrá hacer en cualquier momento y las veces que sea necesario hasta lograr que todos los datos necesarios estén registrados allí. Desde el primer momento de la creación de estos registros se podrá observar todos los datos creados en forma de lista, según el tipo de beca y se podrá tener acceso a ellos. La idea es que el usuario pueda verificar las veces que sea necesario, que los estudiantes que están grabados son los correctos. Aunque no hay manera de que la aplicación genere un error o una duplicación de datos es muy probable que a ultima hora sea necesario realizar un ingreso o una desincorporación. Al modificar la Pre-Nomina obtendremos un grupo de datos concreto del cual podremos fijarnos para generar la nomina final que será enviada a la sede principal.

La Pre-Nomina se crea entonces, extrayendo los datos encontrados en la base de datos de becas y según las fechas del próximo periodo a reportar. De esta forma se guardan registros individuales de los depósitos realizados a cada uno de los estudiantes con el beneficio registrado.

Otra ventaja que otorga el proceso de Pre-Nomina es que se pueden borrar todos los datos generados por ésta de tal manera que si es necesario hacer un cambio a muchos o a todos los registros se puede hacer mucho antes de enviar la información a la sede principal. El proceso de Pre-Nomina entonces se convierte en la antesala a la nomina en donde se realizarán cambios que deban ir en la nomina final. Un proceso muy efectivo para lograr nominas que no arrastren errores y mucho menos datos duplicados.

El paso final de este proceso de envío de información a la sede principal sería la Nomina. Esta se crea “cerrando” la Pre-Nomina que se está modificando. Con esta acción podremos generar los reportes que se requieren de una manera rápida y sencilla; en formato pdf o en Excel. Cualquier sea el caso, está preparado para imprimir la información o generarla para ser manipulada posteriormente.

Otros procesos inherentes al beneficio de la beca son la desincorporación del beneficio y la renovación de beca. La aplicación está preparado para realizar estas tareas de la manera mas fácil y rápida posible. En todo momento el usuario puede observar a primera vista la información relacionada al estudiante que tiene que ver con cada uno de esos procesos. La aplicación permite realizar búsquedas por nombres, apellidos o cédulas en cada uno de los módulos para que sea mucho mas sencillo observar los datos relacionados.

De cada uno de estos procesos se lleva registro en la base de dato de manera que en cualquier otro momento se puedan realizar cálculos estadísticos que siempre son necesarios en procesos relacionados con personal, estudiantes o recursos humanos.

De hecho, la aplicación en su pagina principal muestra un conjunto de números que se explican por si solo y le dan al usuario una sensación de mayor control de la información que allí esta guardada.

Analizando los requerimientos que debe cumplir la aplicación debemos decir que:

  • La aplicación está enmarcada en el uso de sesiones de usuario. Cada usuario debe poseer una clave y nombre de usuario para poder acceder a la aplicación.

  • La aplicación no permite el registro de una cédula dos veces. Al momento de registrar al estudiante la cédula se convierte en el dato relacionador de todos los registros del estudiante; es por ello que la cédula no se puede duplicar.

  • Al momento de registrar al estudiante en el modulo de la beca de la que será beneficiario, se debe registrar en el modulo que corresponda. Solo aparecerán para registrar aquellos estudiantes que no tengan asignada beca en la base de datos. Por los momentos son solo 2 tipos de beca: Ayudantía y Beca Trabajo. Cada una de ellas tiene un modulo de registro y un monto que por ahora es igual para los dos casos. Este monto es tomado de la base de datos general de la aplicación. Esta base de datos puede ser accesada por medio de un formulario creado en el modulo de “Configuraciones”. De esta manera se puede estar seguro que los montos no son incorrectos para cualquiera de los registros y que el estudiante no esta registrado en las dos becas.

  • El sistema igualmente no permite duplicar el numero de cuenta que se le registre al estudiante. Al momento de registrarlo en la beca correspondiente y escribir el numero de cuenta en el campo prefijado para ello, la aplicación consultará si ese numero de cuenta ya se encuentra registrada en toda la base de datos de estudiantes.

  • Todos los campos son validados. Los que solo pueden recibir numero, los que solo pueden recibir letras. Las direcciones y los nombres están limitados a la cantidad máxima que recibe la base de datos. Los campos relacionados con fechas muestran un calendario al hacer clic en ellos y solo pueden aceptar el formato DD-MM-AAAA (día-mes-año).

  • Cuando la Pre-Nomina es creada en el modulo de Nomina, se observa un cuadro de color azul claro con los datos de la Pre-Nomina recién creada. Allí también se pueden ver dos botones por medio de los cuales se puede editar la nomina y cerrarla. En la esquina superior de ese mismo cuadro se puede observar un icono “X” que al presionar permite borrar los datos de la Pre-Nomina. Pero presionar el botón “Cerrar” la Pre-Nomina cambia a nomina y el cuadro también cambia de color para que sea mas fácil identificar cual registro es Pre-Nomina y cual registro es nomina. En este momento aparece solo el botón “Reportes” porque ya no se puede modificar esa nomina. Ese botón lleva al usuario hacia el modulo de reportes.

  • Cuando se edita la Pre-Nomina y se elimina un estudiante, la aplicación lo elimina también de la base de datos de la beca en la cual está registrado. Además le cambia el estatus al estudiante a “VACANTES” para indicar que ya no pertenece a ninguna beca. También el nombre de la nomina de la cual se elimina el estudiante cambia debido a que en el nombre va la cantidad de integrantes de esa nomina.

  • Para hacer la aplicación mas atractiva se ha hecho uso de las ultimas técnicas de programación enfocada al mejorar la experiencia de los usuarios. Es por ello que los botones cambian de color cuando se pasa el puntero del mouse por encima, así como el uso de iconos para identificar las diferentes opciones de la aplicación se muestran ventanas modales con animaciones y los colores de los botones son representativos a la acción que van a ejecutar.

En conclusión tenemos una aplicación que de una forma elegante, rápida y eficaz maneja toda la información referente a las becas otorgadas por la Subsecretaria de Bienestar Estudiantil ayudando a mejorar la calidad del trabajo que viene realizando su personal. La aplicación esta diseñada para seguir creciendo y fácilmente puede servir para poner a disposición los registros básicos de los estudiantes en las unidades que lo necesiten de manera que se pueda crear un sistema que sirva de base para la interoperabilidad necesaria que logre informatizar las diferentes labores del resto de las subsecretarías.

tag: sistema para control de becas, becas ubv, bienesta esudiantil ubv, sistema para bienestar estudiantil, control de becas ayuantia y becas trabajo en ubv,

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: